Secretary Plus Switzerland

Toute l'équipe de Secretary Plus vous remercie pour votre confiance et votre fidélité et vous présente ses Meilleurs Voeux pour cette nouvelle année !

New Job - ab sofort gesucht: Teamassistent/in (m/w) 100% für Zürich
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NEW JOB - DirektionsassistentIn 100% (m/w) Luzern
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New Job! Secrétaire de direction FR/ALL 100% à Lausanne
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Neuer Job - Wir suchen SIE als Direktionsassistent/in 100% ab sofort bis Ende Julie
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Toujours plus de logiciels à connaître par les assistants http://www.assistantplus.com/lesassistantsconnaissenttoujoursplusdelogiciels

Toujours plus de logiciels à connaître par les assistants -... D’après une étude menée par Secretary Plus en avril 2012, il ressort que les assistants doivent de plus en plus souvent maîtriser des outils...

Comment préparer correctement une réunion?

Évitez les surprises et ne laissez rien au hasard.

La préparation approfondie d'une réunion en garantira le bon déroulement. Grâce à la check-list suivante, vous ne risquez pas d'oublier quoi que ce soit. Gardez toutefois bien à l'esprit que l'organisation de chaque réunion est différente et que tous les points abordés sur la liste ne sont pas applicables pour chaque préparation.

Organisation
• Faut-il établir un budget pour la réunion ?
• Demandez si la réunion est nécessaire et quel est l'objectif. S'agit-il d'une réunion qui se tiendra régulièrement ? Déterminez-en la fréquence.
• Déterminez la date, l'heure et le lieu de réunion. Choisissez un lieu de réunion interne ou externe en fonction de la sensibilité de l'objet et du nombre de participants.
• Prévoyez toujours suffisamment de temps et, dans le cas de réunions fréquentes, prévoyez plusieurs dates à l'avance. Vous créerez ainsi une régularité et les participants tiendront compte de cette réunion.
• Optez aussi pour une disposition adaptée en fonction de la réunion. La façon dont les tables seront agencées dépendra du but de la réunion (brainstorming, négociation de contrat, communication, ...).
• Faut-il prévoir du matériel technologique (projecteur, liaison Internet, etc.) ?
• Un service de restauration collective est-il nécessaire ? Faut-il tenir compte de certaines exigences pour la restauration collective (nous songeons à des plats végétariens, des boissons bien définies, etc.).

Participants
• Qui doit être présent lors de la réunion ? Devez-vous décider vous-même des participants ou avez-vous reçu une liste ?
• Envoyez l'invitation à temps avec toutes les informations sur la réunion (lieu, heure, ordre du jour, itinéraire, ...). Choisissez aussi le mode de convocation en fonction du but de la réunion (lettre pour les réunions officielles ou messagerie).
• Confirmez la date, l'heure et le lieu de la réunion et envoyez si possible une version électronique du dossier préparé. Ainsi, les participants pourront parcourir les documents à l'avance et se familiariser avec les sujets à discuter.
• Pour des grands groupes, il est toujours utile de préparer une liste des personnes présentes. Vous pouvez ainsi, dès le début de la réunion, vérifier rapidement qui est présent et qui ne l'est pas. (Cette liste viendra également à point pour votre procès-verbal !)

Documents
• Définissez l'ordre du jour, le temps à consacrer à chaque sujet, et la personne qui présentera chaque sujet.
• Définissez l'ordre du jour de la réunion et envoyez-le à temps. Demandez aux participants de communiquer les éventuels points à ajouter à l'avance.
• Déterminez quels documents devront être discutés pendant la réunion et préparez un dossier complet pour chaque participant.

Avant de commencer
• Vérifiez avant la réunion si tout est en ordre (restauration collective, matériel, de quoi écrire, etc.) afin de ne pas perdre de temps à des futilités.
• Ayez une liste de présence à portée de main afin de voir si tout le monde est présent avant le début de la réunion.

New job - Client Service Administrator FR/ANG 100% à Genève

http://ow.ly/EhB6A

New Job - HR / Payroll-Specialist 60-80% (w/m), Zürich
http://ow.ly/EhpAO

Front Office Manager/ Administrative/r Assistent/in (100%)

Für unseren Kunden, einem internationalen und innovativen Unternehmen im Raum Basel, suchen wir SIE, als

Front Office Manager/ Administrative/r Assistent/in (100%)


Ihre Aufgaben:
•Bedienung der Telefonzentrale und Empfang der Kundschaft
•Korrespondenzführung in deutscher und englischer Sprache
•Verantwortung für das gesamte Front Desk Management
•Erledigung der Post sowie Verwaltung des Büromaterials
•Koordination von Terminen und Anlässen
•Assistenz der Geschäftsleitung
•Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben





Ihr Profil:
•Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung
•Mehrere Jahre Berufserfahrung aus der administrativen Assistenz sowie Telefonerfahrung
•Offener, freundlicher und professioneller Umgang mit Kunden, Lieferanten und Belegschaft
•Sicherer Umgang mit den MS Office Applikationen
•Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse
•Freundliche, motivierte und kommunikative Persönlichkeit
•Belastbare, kommunikative und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit
•Organisationstalent sowie selbständige und gewissenhafte Arbeitsweise

Interessiert? Haben Sie einschlägige Berufserfahrung als Assistentin sowie im Frontoffice, Freude am Umgang mit Menschen und arbeiten zudem strukturiert? Wenn Ihre hohe Serviceorientierung Ihr Motor ist, dann bewerben Sie sich heute noch für diese spannende und abwechslungsreiche Gelegenheit. Es erwartet Sie ein dynamisches Umfeld mit moderner Infrastruktur in einem aufstrebenden und erfolgreichen Unternehmen einer sehr zukunftsträchtigen Branche.

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung inklusive Foto an die untenstehende E-Mailadresse!

Secretary Plus
Herr Birger Westphal
HR Consultant
Hottingerstrasse 17
8032 Zürich
0442661166


[email protected]
http://www.secretary-plus.ch

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Nous recherchons pour notre client basé à Lausanne une assistante administrative polyvalente.

Missions:

Vous aurez en charge les tâches de secrétariat général, la rédaction d'offres, le chiffrage, les soumissions...

Profil:

De nature conviviale, vous êtes ouverte, précise, et travaillez vite. Vous êtes de langue maternelle française, et avez un niveau B2 en allemand.

Pour postuler, envoyez-nous votre cv à [email protected], merci !

Toutes nos offres sont sur notre site internet: www.secretary-plus.ch

New job - Secrétaire FR-ALL - 50%, Genève

http://ow.ly/E9AoV