08/10/2026
Una precisión necesaria sobre la eliminación documental
Desde el Archivo Regional de Arequipa consideramos importante precisar que no debe entenderse que existe una única norma del Archivo General de la Nación que regule de manera idéntica la eliminación de documentos tanto en las entidades públicas como en las empresas privadas.
En el sector público, la eliminación documental forma parte de un procedimiento archivístico sujeto al marco del Sistema Nacional de Archivos, a la valoración documental y a las disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación. Por ello, una entidad pública no puede destruir documentos simplemente porque hayan dejado de utilizarse o porque tengan varios años de antigüedad.
En el sector privado, la situación es diferente. La conservación y eventual eliminación de documentos debe analizarse considerando las obligaciones legales específicas que correspondan a cada actividad: tributarias, laborales, societarias, contables, regulatorias, contractuales, judiciales, entre otras, además de las disposiciones que resulten aplicables cuando determinados documentos formen parte del patrimonio documental.
La antigüedad de un documento no es, por sí sola, una autorización para destruirlo.
Antes de eliminar documentación es indispensable preguntarse:
¿Ha cumplido realmente su plazo de conservación?
¿Existe alguna obligación legal que exija conservarla por más tiempo?
¿Tiene todavía valor administrativo, legal, fiscal, contable o probatorio?
¿Posee valor histórico o permanente?
¿Está vinculada a una auditoría, investigación, proceso judicial o procedimiento administrativo?
¿Existe alguna disposición especial que impida su eliminación?
La eliminación documental es, por tanto, un proceso técnico, jurídico y responsable, no una simple operación de limpieza de archivos.
Desde el ARA promovemos una cultura archivística basada en una premisa fundamental:
Antes de destruir un documento, debemos tener la certeza de que la sociedad ya no necesita conservar la información que contiene.
Archivo Regional de Arequipa
Guardianes de la memoria.