Arhivele Nationale - Brasov

18/10/2026

Căutarea în Arhive (5)

După ce am înțeles, în linii mari, cm reconstituim un fapt trecut, cm sunt organizate arhivele și cam cm e structurată informația descriptivă în portal, să facem o căutare.

Pe pagina de pornire, avem un “google” (sau o google?!). Adică o casetă care, la fel ca în google, ne invită parcă să ne spunem necazul, ce vrem noi să găsim și nu am găsit încă. Într-adevăr, caseta de căutare vrea să rezolve necazurile oricui, și poate găzdui un termen de interes (foto1). Sistemul va căuta apoi în tolba cu jucării și, dacă va găsi ceva, va returna rezultatul. Două observații aici:
- Nu contează diacriticele
- Sistemul caută în toate câmpurile descriptive, precum și în fișierele cu conținut textual (letric) atașate fișelor detaliate de descriere.

Va rezulta o listă (sau un tabel, după preferință) a rezultatelor (foto2). După cm se poate observa, între intenția de căutare și rezultatele returnate există o mică diferență... de interpretare 😊 În partea de jos a pagini avem navigatoarele în rezultate (foto3). Dacă sunt prea multe rezultate, pagina oferă niște instrumente puternice de restrângere a rezultatelor la ceva mai relevant. (foto3):
- In stânga, o serie de filtre, care permit afișarea selectivă a rezultatelor.
- În dreapta, posibilitatea de sortare a rezultatelor.

Dacă vom găsi un rezultat care ne interesează, cu un clic pe titlul poziției, ca la Google, putem intra în fișa detaliată a materialului arhivistic descris.

Căutarea în text integral este gândită mai mult ca o căutare exploratorie generală. Exceptând cazurile în care avem o imagine foarte precisă despre ceea ce căutăm și cm este acest CE reprezentat în descrieri, căutarea generală ne oferă o idee despre ce tipuri de materiale există în arhivă și cm ar trebui să definim criteriile de căutare astfel încât să ne apropiem de rezultatul dorit.

Pentru căutări mai sofisticate, explorăm data viitoare căutarea după câmpuri.

10/10/2026

Căutarea în Arhive (4)

Ca să putem pune o întrebare eficientă, adică degrabă aducătoare de rezultate relevante, este nevoie să anticipăm ce informați putem găsi și cm sunt organizate informațiile. Nu vorbim aici de context, ca în postările trecute, ci de modul material în care este informația descriptivă publicată în portal.

Ce informație există în portal
Arhivele păstrează documentele grupate după creator. Adică, documentele produse de Primăria Codlea de-a lungul timpului sunt grupate în fondul arhivistic Primăria Codlea. În cadrul fondului, există „reprezentări” ale documentelor, de cele mai multe ori grupate după diviziunile organizaționale ale creatorului. În regula standardului folosit de descriere, atât fondul, părțile sale structurale, cât și documentele au o fișa descriptivă detaliată. În cadrul unei astfel de fișe descriptive pot fi asociate reproduceri digitale ale documentelor, ce pot fi astfel consulate online.

Cum este organizată informația
Să pornim de la detaliu. Orice material arhivistic are o fișă de descriere. O fișa de descriere are mai multe spații standardizate, numite câmpuri, ce vor reda mereu același tip de informație. De regulă, pentru utilizatorul obișnuit, cele mai importante informații sunt în câmpul Titlu, Conținut pe scurt și Dată. Acestea permit o evaluarea relevanței informației pentru scopurile căutării. Dacă vreau să caut un document despre D.Z. Furnica, numele lui trebuie deci să apară în câmpul Titlu sau Conținut pe scurt.

Dacă există copii digitale ale documentelor publicate în portal, ele pot fi găsite în partea de jos a fișei.

Dacă descrierea ne dă indicii despre informații relevante, dar nu avem copie digitală atașată, probabil că dorim comandarea acestei poziții pentru sala de studiu. În acest caz, câmpul relevant este cel de *cotă*, care cuprinde identificatorul unic la nivel național al respectivului material arhivistic. Deși aparent o combinație ciudată de litere și cifre, cota are o logică a cărei cunoaștere dă putere :) Cota începe cu 2 litere care identifică Arhiva județeană ce păstrează documentele; în cazul nostru, BV. Este urmată apoi de o literă F și de 5 cifre. Aceste cifre reprezintă identificatorul fondului în cadrul arhivei județene. Toate secvențele de cifre sau litere care urmează (și, am uitat să spun, fiecare secvență este separată de cealaltă printr-o cratimă) reprezintă o parte componentă a fondului. Ultimele cifre reprezintă identificatorul materialului de studiat. Pentru ușurarea „decriptării” cotei, în partea de sus a fișe există o reprezentare grafică a acestor componente. Mai mult, dacă apăsăm pe butonul de Context ierarhic, putem găsi poziția în cadrul fondului a materialului și ce alte documente/dosare/registre mai sunt în preajmă lui.

Deci, atunci când vom căuta în portal...
- nu ne așteptăm să găsim un ghișeu unde ni se livrează dosarul pe hârtie... În unele cazuri există imaginea digitală, dar de cele mai multe ori, nu.
- ne gândim la ce dorim să aflăm și unde ar putea fi inclusă informația respectivă.
- ne concentram pe un set de litere și cifre, aparent fără sens, care permite identificarea în depozit a materialului arhivistic de interes.

(va urma)

(primele două imagini sunt realizate cu ajtuorul Google Gemini)

02/10/2026

Căutarea în Arhive (3)

Arhivele sunt formate din documente diverse. De la scrisori vechi de când cu turcii, până la fotografii sau documente digitale. Desigur, există o tentați de a spune: “dați-ne acces la conținutul tuturor documentelor, să căutăm ca pe Google ce ne interesează”. Dar:
* nu putem da tot conținutul, pentru că nu avem resurse să digitalizăm tot și nu avem unde să punem totul online;
* spunea cineva (scuze pentru exemplul macabru) că cel mai bun loc să ascunzi un cadavru e pe pagina a doua a rezultatelor de la Google — nimeni nu se uită acolo.

Altfel spus – nimeni cu caută efectiv pesre tot și oricum, există multă informație inutilă care te poate împiedica să vezi ce e relevant (se cheamă în literatura profesională „zgomot de informație”).

Un exemplu bun este cel din viața de zi cu zi. Este un film nou în oraș, dar rulează doar la cel mai scump cinema. Merită sau nu să dau banii? Păi, caut pe Wikipedia sau IMDb (sau orice altceva similar) un rezumat al filmului, distribuție etc (bun, unii vor să păstreze misterul, dar nu eu; dacă citesc o carte polițistă, mă uit la sfârșit să văd cine e criminalul 😊). Altfel spus, folosesc o descriere a filmului sau cărții pentru a obține o privire rapidă și a determina gradul de interes pe care l-ar putea reprezenta.

În mod similar, în arhive folosim astfel de *reprezentări* ale documentelor, sintetice, care cuprind scurte descrieri ale conținutului și ale documentelor (nu intru în alte detalii, dar e o disciplină întreagă în spate, ba chiar mai multe...). Tradițional în România le numim „inventare”, dar nu sunt singurele (pot fi ghiduri, îndrumătoare etc.)

Inventarele, în sine, sunt ca niște cărți, pe care le răsfoieșți. În momentul în care apare în scenă un sistem informatic, inventarele încep să dispară, pentru că toate descrierile se „topesc” într-un maaaare inventar, care se numește descoperă.arhivelenationale.ro 😊

(în episodul următor, în sfârșit terminam cu vorbăria și discutam despre cm putem folosi portalul)

02/10/2026

Căutarea în Arhive (2)

Arhivele sunt produsul activității unor organizații de-a lungul timpului. La fel cm organizațiile sunt diferite, și arhivele lor sunt diferite. Ceea ce le individualizează nu este doar conținutul (firesc), ci și modul de acumulare și organizare. După ce arhivele își încetează valoarea lor pentru organizație, o parte a acestor arhive este transferată către Arhivele Statului (Naționale). Și aici apar nuanțele.

Organizarea inițială a arhivei, derivată natural din modul în care organizația lucra, poate să fi suferit modificări în timp. Ultima dintre ele, desigur, aparține modului de prelucrare în Arhivele Statului. De multe ori, din lipsa resursei umane și a aglomerării de activități, arhivele preluate au fost reorganizate dintr-o perspectivă care părea validă arhivistului care le-a prelucrat. Partea proastă este că acea ordine s-ar putea să nu fie vizibilă/identificabilă pentru oricine sau criteriul de organizare să nu fie relevant pentru un alt utilizator. Partea bună este, dacă stelele s-au aliniat, că acel criteriu poate să fi fost aplicat uniform și atunci utilizatorul poate intui unde se află informația relevantă. Este ceea ce numim „context”, care este esențial în regăsirea arhivistică, spre deosebire de alte discipline, de pildă regăsirea în biblioteci. E simplu să dai căutare după un nume „Vasilescu” și să îi găsești dosarul personal. Dar dosarul Vasilescu poate să țină de arhiva Fabricii de avioane zburătoare, secțiunea Resurse umane sau de Spitalul de Psihiatrie, secția Pacienți... Același rezultat în interogare, dar semnificația este dată de contextul arhivistic în care apare dosarul.

Cum nu toate documentele s-au păstrat, este posibil să cauți în arhiva potrivită și să nu găsești nimic. Această lipsă, spune teoria arhivistică, poate însemna ea însăși ceva. Documentele pot lipsi pentru că:
* instituția nu a știut de o anumită situație și deci nu a creat documente despre un anumit eveniment;
*funcționarii au pierdut/rătăcit/sustras documentele („oricum nu interesau pe nimeni”, „am lucrat la proiectul ăsta, deci am luat o parte din muncă mea cu mine să le arăt nepoților”, „cred că erau într-un alt teanc de hârtii pe care la-am aruncat”...);
* au fost distruse, accidental sau intenționat ("am avut o inundație acum 3 ani", "au doar 5 abi termen de păstrare");
* au fost eliminate oficial pentru că nu au fost considerate importante;
* sau pur și simplu sunt puse în altă parte decât unde „știm” noi că ar trebui să fie. Acest motiv e cel mai parșiv, pentru că nu poți niciodată să te oprești din căutat și să spui sigur „documentul ăsta nu există”.

(Din toate aceste motive, căutarea din arhive nu este doar o „regăsire”, ci și o descoperire. Teoretic, există o logică a lucrurilor. În practică, logică presupune că ai avut noroc să găsești ce ai nevoie acolo unde trebuia să fie. Însă la orice „descoperire” nu trebuie uitat un lucru: înainte ca orice utilizator să găsească "primul" ceva "inedit", acel document a trecut prin mâinile autorului documentelor și ale unui arhivist. 😊)

*
Portalul descoperă.arhivelenationale.ro se bazează pe toată această logică de regăsire arhivistică. Nu este ceva inventat de noi, ci ceva ce poate fi regăsit și la alte arhive, oriunde în lume. Nu este poate cel mai performant sau cu cele mai fine/intuitive soluții de regăsire, dar pentru a avea așa ceva e nevoie continuu de resurse financiare, pentru studii de comportament și actualizări tehnologice, resurse care nu sunt oricând la dispoziție. Dar este incomparabil mai bun decât alternativa de a merge fizic la sălile de studiu și a citi pagina de pagină documente din Arhive, într-un program de lucru limitat și poate neconvenabil plasat în zi.

(Mai multe despre organizarea arhivei, în episodul următor)

02/10/2026

Căutarea în Arhive (1)

-------
*În anul 1935, la Brașov, a avut loc un accident. Un camion cu mărfuri scumpe, venit tocmai din Suedia, a accidentat primarul orașului pe trecerea de pietoni. Primarul a decedat la spital. A urmat o lungă luptă juridică pentru averea lui între urmași.*
-------
„Doamnele de la Arhive, vreau să știu despre un accident celebru din Brașov de dinainte de război!”

Ceea ce am prezentat mai sus este integral fictiv (sper! 😊), dar reproduce situația reală a căutării în arhivă. Cum poate cineva să descopere informații despre ceva trecut? Un buton, ceva, avem?

Încă nu 😊, dar nu suntem departe, ca societate. Apariția agenților AI va face posibilă o astfel de situație: pui o întrebare și chatbotul, pe baza documentelor din arhivă (și nu numai!), va integra totul într-o poveste frumoasă. Dar mai e mult până departe și problemele sunt mai complexe decât par... Până atunci, cm putem găsi ceva în arhive? Și mergem pe exemplul imaginat mai sus.

Logică de regăsire este cumva cea a unui film polițist. Avem un accident: cine ne poate da informații despre accident? Desigur, presa, dar vrem informații oficiale — cine le-ar fi putut avea? Desigur, poliția, apoi spitalul și, pentru epopeea averii, instanțele de judecată. Pasul făcut după acest raționament este uriaș: din 11 km de arhivă istorică, cât există la Brașov, am izolat niște arhive de instituții, care poate au câțiva zeci de metri de dosare. Dacă știm și anul, deja avem un set incomparabil mai mic de documente.

Problema care apare aici este însă ceea ce se numește „funcția socială” sau atribuțiile martorilor. Nu toată arhiva poliției ne interesează; doar cea a Biroului Circulației. Nu ne interesează toată arhiva Spitalului; doar a biroului de medicină legală. Nu ne interesează dosarele de la Curtea de apel, ci doar de la nivelul judecătoriei, secția civilă. Ah, dar nu trebuia judecătorie, ci tribunal, pentru ca aceste spețe erau judecate doar la Tribunal... Acest tip de raționament implică o serie de cunoștințe istorice, despre ce instituții existau și ce atribuții aveau. Cu cât știm mai bine astfel de lucruri, cu atât șansele de a căuta unde trebuie și a găsi documentele sunt mai mari. Căutarea în arhive este, în esența ei, o căutare specializată...

Totul pare foarte logic, dar... martorii care știau ceva despre eveniment nu se limitau la cei oficiali. Șoferul de camion a scris soției o scrisoare, în care descria evenimentele („partea lui de adevăr...”). Polițistul și-a scris memoriile, la fel ca Traian Tandin astăzi. Judecătorul cauzei a scris un articol (rămas nepublicat) despre speța juridică, ce a fost una deosebită. Toate aceste informații se pot regăsi în fonduri (arhive) personale sau ... cine știe unde. Așa că, dincolo de raționament, curiozitatea, imaginația de a inventa noi direcții de căutare și... șansa pot permite unui utilizator să găsească lucruri neașteptate în cele mai neașteptate locuri.
*
Sau, dacă avem noroc, putem pune o căutare simplă, și, dacă documentele sunt descrise în portal, găsim direct ce căutăm 😊

(Mai multe despre cm e organizată arhiva, în postarea următoare.)

26/09/2026

La sfârșitul săptămânii, portalul Arhivelor Naționale descopera.arhivelenationale.ro a primit o nouă funcție, oferind utilizatorilor posibilitatea de a alege dintr-o serie de căutări salvate (predefinite), care returnează automat materiale de interes. Cea mai importantă căutare pentru publicul larg este cea referitoare la genealogie. Practic, mergând la pagina principală > Căutări predefinite > Genealogie și alegând județul, veți obține lista descrierilor materialelor arhivistice din colecția de stare civilă (în principal). La multe dintre aceste poziții există fișiere atașate și puteți consulta registrele de la distanță.

Această abordare a fost necesară din cauza modului de realizare a descrierilor, care preiau un model tradițional de formulare. De regulă, protocoalele bisericești și registrele de stare civilă au fost incluse în colecții (artificiale), iar organizarea materialelor în cadrul descrierii a urmat o logică ierarhică: localitatea > tipul de eveniment (naștere/ căsătorie/ deces) > registru. Or, în căutarea informatizată, dacă cineva formulează „Registru de născuți din Baia ” regăsirea nu poate fi returnată precis, pentru că este împărțită la 2-3 niveluri: Baia > Născuți > Registru. Soluția pentru regăsire este de evidențiere a pozițiilor pe bază de cote și, ulterior, de filtrare/ordonare suplimentară a rezultatelor.

În cazul colecției de stare civilă de la Brașov însă, am făcut un efort de pregătire a datelor pentru sistemul informatic, astfel încât această problemă să fie evitată. Astfel, dacă cineva va căuta în pagina principală „Brașov născuți”, vor fi returnate toate rezultatele care cuprind acești doi termeni. Ca urmare, pentru cei interesați de registrele parohiale și de stare civilă din localitățile actualului județ Brașov, noul mecanism de căutări salvate este de un ajutor limitat, funcția principală de căutare „tip google” fiind mai puternică și mai precisă.

Dar… vă împărtășim și un mic truc „istoric”… Evenimentele de stare civilă (naștere, căsătorie sau deces) nu sunt desemnate cu aceeași termeni ca evenimentele religioase (botez, cununie moarte). Ca urmare, mai ales dacă veți căuta anterior anului 1895 (data introducerii evidenței de stare civilă, a statului), pentru nașterea unei persoane formulați întrebarea atât “[localitate] botezați”, cât și “[localitate] născuți” pentru a obține rezultate complete.

În perioada următoare, în funcție de interesul dumneavoastră, vom posta mai multe trucuri de folosire a portalului.

Spor la descoperire!

28/07/2026

În atenția utilizatorilor serviciilor SJAN Brașov.
În perioada 03.08 - 21.08.2026, Sala de studiu a SJAN Brașov este închisă. Vom procesa comenzile cuprinse in emailurile primite în această perioadă, începând cu data de 24.08.2026. Pentru alte informari urgente legate de sala de studiu, va rugam să va adresati la brasov [at] arhivelenationale [dot] ro
Vă mulțumim pentru înțelegere!

14/05/2026

În atenția celor interesați:

Arhivele Naționale au declanșat un proces de ocupare a unui post din cadrul SJAN Brașov, funcționar public, inspector superior, prin transfer la cerere:

https://arhivelenationale.ro/site/2026/05/14/arhivele-nationale-anunta-declansarea-unei-proceduri-de-transfer-la-cerere-pentru-ocuparea-a-unsprezece-posturi-aferente-unor-functii-publice-de-executie-vacante/

Dacă suneți interesați, vă așteptăm în echipa noastră!

ARHIVELE NAȚIONALE ANUNȚĂ DECLANȘAREA UNEI PROCEDURI DE TRANSFER LA CERERE PENTRU OCUPAREA A UNSPREZECE POSTURI AFERENTE UNOR FUNCŢII PUBLICE DE EXECUŢIE VACANTE Publicat pe 14/05/2026Autor teodoraivan Arhivele Naționale, în temeiul prevederilor art. 466 alin.(1)-(2) lit.b, art. 506 alin.(1)...

11/05/2026

Vă informăm că sistemul informatic al Arhivelor Naționale a suferit o avarie tehnică, a cărei depanare este estimată la 2-3 zile. Ca urmare, în această perioadă, interacțiunile digitale cu publicul vor suferi o încetinire a timpului de răspuns.

Vă mulțumim pentru înțelegere și ne cerem scuze pentru neplăcerile provocate.

16/04/2026

În atenția utilizatorilor serviciiloR SJAN Brașov

În perioada 20-24 aprilie 2026, sala de studiu va fi închisă.

Vă mulțumim pentru înțelegere.