Quản lý Vật tư cho Nhà thầu

Nỗi đau của người chủ trong công ty thầu ME: Khi nội bộ “đánh nhau” còn khốc liệt hơn ngoài thị trường!

Người ngoài nhìn vào ngành thầu ME thường nghĩ: khó nhất là kiếm dự án, là cạnh tranh giá, là áp lực tiến độ. Nhưng với người chủ, có một thứ còn mệt mỏi hơn rất nhiều — đó là cuộc chiến nội bộ giữa các phòng ban.

Một dự án đáng lẽ là cuộc chơi đồng đội, lại trở thành nơi mỗi bộ phận kéo về một hướng.

1. Phòng Dự án: “Tôi chỉ cần trúng thầu”

Phòng Dự án lao ra thị trường, chạy đua với đối thủ từng đồng giá.
Họ chốt được hợp đồng — tưởng là chiến thắng.

Nhưng:

BOQ chưa tối ưu
Giá vật tư chưa lock
Điều khoản hợp đồng đầy rủi ro

👉 Khi bàn giao về nội bộ, “quả bom” đã được gài sẵn.

2. Phòng Mua hàng: “Giá này không mua được”

Mua hàng nhận hồ sơ, nhìn bảng giá và… toát mồ hôi.

Giá thị trường đã tăng
Nhà cung cấp không giữ giá
Spec không rõ ràng

Họ bắt đầu phản ứng:

“Giá này không mua được”
“Bên dự án chào sai”
“Không có NCC nào làm được”

👉 Và thế là xung đột bắt đầu.

3. Ban Chỉ huy Công trường: “Tôi cần hàng ngay”

Công trường không quan tâm ai đúng ai sai.
Họ chỉ cần một thứ:

Có hàng để thi công

Nhưng thực tế:

Hàng về chậm
Spec thay đổi
Hồ sơ thiếu

👉 B*H bắt đầu:

Gọi điện thúc mua hàng
Phàn nàn dự án
Tự ý thay đổi vật tư để kịp tiến độ

4. Phòng Kiểm soát: “Sai quy trình, không duyệt”

Đến đây, phòng kiểm soát vào cuộc.

Hồ sơ thiếu → không duyệt
Quy trình sai → trả lại
Giá bất hợp lý → yêu cầu làm lại

👉 Và thế là:

Mua hàng bị chậm
Công trường bị dừng
Dự án bị khách thúc
5. Kết quả: Không ai sai, nhưng dự án vẫn “toang”

Điều trớ trêu là:

Phòng Dự án: làm đúng KPI (trúng thầu)
Mua hàng: làm đúng (không mua giá lỗ)
Công trường: làm đúng (đòi hàng để thi công)
Kiểm soát: làm đúng (giữ quy trình)

👉 Nhưng tổng thể: dự án thất bại

6. Nỗi đau thật sự của người chủ

Người chủ ngồi giữa tất cả:

Không thể đứng về phía nào
Không có thông tin xuyên suốt
Mỗi phòng báo cáo một kiểu

Và điều mệt nhất là:

Nội bộ đang “đá nhau”, trong khi thị trường thì không chờ ai

7. Gốc rễ vấn đề

Không phải do con người kém.

MÀ DO HỆ THỐNG SAI:

KPI rời rạc (mỗi phòng một mục tiêu)
Không có “owner” xuyên suốt dự án
Thiếu quy trình liên phòng ban
Không ai chịu trách nhiệm cuối cùng

---> LỐI RA ĐỀ XUẤT:

Nếu không thay đổi, vòng lặp này sẽ lặp lại ở mọi dự án.

Người chủ cần:

1. Một đầu mối chịu trách nhiệm cuối (Project Owner)

Không phải phòng
Là một người chịu trách nhiệm toàn bộ

2. KPI gắn theo dự án, không theo phòng

Thắng = cả team thắng
Lỗ = cả team chịu

3. Quy trình “đi cùng nhau” từ đầu

Mua hàng phải tham gia từ lúc chào giá
Công trường phải review thiết kế sớm

4. Minh bạch thông tin

Giá vật tư
Rủi ro hợp đồng
Tiến độ thực tế

Người chủ trong ngành thầu ME không chỉ là người kiếm việc.
Mà là người phải giữ cho bộ máy không tự phá nhau từ bên trong.

Có bạn hỏi mình câu hỏi sau:
Em là nhân viên mua hàng, Em mua hàng Cáp. Chị ơi, Cáp đang tăng từng ngày mà Bên em quy trình 10 người duyệt, chị bảo giúp em với. Em không biết phải làm thế nào?
Mình chỉ biết trả lời như sau:
Bạn đang ở vị trí rất nhạy: mua hàng không chỉ là đi mua – mà là “bảo vệ lợi nhuận cho công ty”.
Nếu trình bày không đúng cách, sếp sẽ nghĩ bạn “kêu khó”;

Thực chất là sếp có thể nghe vấn đề của bạn nhưng sếp sẽ ko để tâm vì sếp quá nhiều vấn đề, hãy để sếp thấy phương án + mức độ kiểm soát của bạn

1. Đổi tư duy báo cáo: từ “trình bày” → “đề xuất quyết định”

❌ Sẽ sai nếu Bạn chỉ nói:

“Giá cáp đang tăng”
“Nhà cung cấp báo giá cao”
“Không chốt được giá”

👉 Nghe xong = sếp phải tự nghĩ → sẽ delay

✅ Cách làm đúng:
Báo cáo theo cấu trúc:

Tình hình → Ảnh hưởng → Phương án → Đề xuất chọn

Ví dụ:

Tình hình: Giá cáp tăng 3–5%/tuần theo giá đồng
Ảnh hưởng: Nếu chậm 2 tuần → đội chi phí ~200–300 triệu
Phương án:
Mua ngay – giá cao hơn hiện tại 2% nhưng chốt được
Chờ – rủi ro tăng tiếp 3–5%
Đề xuất: Chốt phương án 1 để khóa rủi ro

👉 Sếp chỉ cần gật hoặc chỉnh nhẹ hoặc duyệt luôn vào tờ trình của bạn

2. Chuẩn bị 3 thứ trước khi gặp sếp
(1) So sánh giá rõ ràng (không lan man)
2–3 nhà cung cấp
Giá + điều kiện:
Thời gian giữ giá
Tiến độ giao hàng
Điều khoản thanh toán

👉 Nhìn 1 bảng là hiểu ngay

(2) Timeline
Giá giữ đến ngày nào?
Nếu không ký hôm nay → hậu quả gì?

(3) Đánh giá rủi ro
Rủi ro nếu KHÔNG ký
Rủi ro nếu KÝ

👉 Người mua giỏi là người nói rõ cả 2 mặt

3. Cách nói để sếp duyệt nhanh (đây là mấu chốt)

Đừng nói kiểu nhân viên. Nói kiểu người chịu trách nhiệm:

👉 Ví dụ nói trực tiếp:

“Anh ơi, giá cáp đang tăng theo ngày.
Nếu mình chốt hôm nay thì giữ được mức này trong 15 ngày.
Nếu chậm, khả năng tăng thêm 3–5%.
Em đã so sánh 3 NCC, phương án này tối ưu nhất về giá và tiến độ.
Em đề xuất mình chốt luôn để khóa rủi ro.”

👉 Ngắn – rõ – có quyết định

4. Những lỗi khiến sếp KHÔNG duyệt (tránh bằng mọi giá)
❌ 1. Đưa 1 phương án duy nhất

→ Sếp không có cảm giác kiểm soát

❌ 2. Không nói rõ rủi ro

→ Sếp sẽ nghĩ: “chắc chưa gấp”

❌ 3. Để sếp phải hỏi lại

→ Mất niềm tin vào năng lực

❌ 4. Không dám đề xuất

→ Bạn đang làm “thư ký”, không phải buyer

5. Một số lưu ý
🔥 Luôn gắn với tiền
“Tăng 2%” không mạnh
“Tăng 200 triệu” → sếp sẽ phản ứng ngay
🔥 Tạo cảm giác “cửa sổ cơ hội”
“Giá này giữ đến hết ngày mai”
“NCC chỉ giữ giá cho đơn này”
🔥 Chủ động chịu trách nhiệm
“Em đã kiểm tra kỹ NCC này”
“Em chịu trách nhiệm phương án này là tối ưu”

👉 Chuẩn bị luôn Các Hợp đồng cho các trường hợp, sếp ký luôn.

Một số Chủ đề mà Ad sẽ nói đến sắp tới:
01. Khi Vật tư tăng giá đồng loạt, là Trưởng phòng mua hàng, Bạn sẽ làm gì để Kiểm soát lại Các Dự án đã chào giá?

02. Là trưởng phòng mua hàng, Bạn sẽ làm gì khi đột nhiên lượng Dự án cần chào thầu tăng lên đột ngột trong khi nhân viên thì bị quá tải.

03. Có một việc nhỏ có thể bạn sẽ không để ý, đó là việc phân công Chuyên viên mua hàng thì nên phân chia theo Nhà cung cấp hay Phân chia theo mảng để tránh chồng chéo?

04. Bạn là trưởng phòng mua hàng, Công ty của bạn có đến 3 Chi nhánh Bắc - Trung - Nam và Phòng Mua hàng nên được phân chia như thế nào?

Làm thế nào đảm bảo việc Thanh toán với Chủ đầu tư không bị gián đoạn?

Vật tư cho nhà thầu rất nhiều loại, nhưng có một điểm chung là Hồ sơ thanh toán sẽ yêu cầu chặt chẽ hơn rất nhiều so với các Hoạt động mua bán khác? Tùy từng dự án sẽ yêu cầu loại chứng từ có thể khác nhau, nhưng có đến 90% là các giấy tờ dưới đây:

1. CO (Certificate of Origin – Chứng nhận xuất xứ) --> Nhớ lưu ý là Chứng nhận Xuất xứ Do Phòng Thương mại cấp hay Do chính Công ty đó cấp?

02. Chứng nhận Chất lượng: Thường là do chính công ty đó cấp, trừ một số trường hợp CĐT sẽ yêu cầu một bên thứ 3 giám định lại chất lượng.

03. Biên bản nghiệm thu, Chạy thử: Đặc biệt áp dụng với hàng hóa giá trị cao, là một phần của hệ thống lớn, cần kiểm tra chạy thử.

Những điểm cần lưu ý.

Đúng loại CO theo hợp đồng / hồ sơ thầu
Ví dụ: Form E, Form D, Form AK… đối với vật tư nhập khẩu.

Tên hàng hóa phải khớp

Tên vật tư

Model

Quy cách

Nhà sản xuất / nước sản xuất đúng với hồ sơ duyệt vật tư (Material Approval)

Số lượng và số lô hàng phù hợp với:

Packing list

Invoice

Hồ sơ nhập khẩu

Có dấu và chữ ký của cơ quan cấp CO

Lưu ý thực tế

CO phải đúng lô hàng đã sử dụng cho công trình.

Một số chủ đầu tư yêu cầu bản gốc hoặc bản sao công chứng.

2. CQ (Certificate of Quality – Chứng nhận chất lượng)
Nội dung cần kiểm tra

Nhà sản xuất cấp CQ (không phải nhà phân phối).

Có các thông tin:

Tên sản phẩm

Model / mã hàng

Tiêu chuẩn áp dụng (ASTM, JIS, BS, TCVN…)

Ngày sản xuất / batch number / lot number (nếu có).

Chữ ký và dấu của nhà sản xuất hoặc phòng QC

Lưu ý quan trọng

CQ phải phù hợp với vật tư đã được phê duyệt trong submittal.

Nếu là thiết bị điện, cơ khí… thường phải kèm:

Test report

Catalog

Datasheet

3. Biên bản nghiệm thu (BBNT)

Đây là chứng từ quan trọng nhất để thanh toán khối lượng.

Cần đảm bảo

1️⃣ Đúng mẫu theo quy định

Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP hoặc mẫu của chủ đầu tư.

2️⃣ Nội dung khớp với hồ sơ thanh toán

Tên công việc

Vị trí thi công

Khối lượng nghiệm thu

Thời gian nghiệm thu

3️⃣ Đủ chữ ký các bên
Thông thường gồm:

Nhà thầu thi công

Tư vấn giám sát

Chủ đầu tư (hoặc đại diện)

4️⃣ Đính kèm hồ sơ
Thường phải kèm:

Bản vẽ hoàn công

Nhật ký thi công

Kết quả thí nghiệm / kiểm tra chất lượng

CO / CQ của vật tư sử dụng

4. Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ thanh toán bị trả lại

CO, CQ không đúng model vật tư đã lắp đặt.

CO, CQ không có dấu hoặc chữ ký hợp lệ.

Biên bản nghiệm thu thiếu chữ ký tư vấn giám sát.

Khối lượng trong BBNT không khớp với bảng thanh toán.

Thiếu hồ sơ vật liệu đầu vào (material approval).

5. Mẹo thực tế để hồ sơ thanh toán dễ được duyệt

Lập bảng tracking CO, CQ cho từng vật tư ngay từ đầu.

Khi nhập vật tư → scan và lưu CO, CQ ngay.

Nghiệm thu xong → lập BBNT ngay trong ngày để tránh thiếu chữ ký.

Sắp hồ sơ theo thứ tự:

1. Bảng đề nghị thanh toán
2. Bảng khối lượng
3. Biên bản nghiệm thu
4. Bản vẽ hoàn công
5. CO / CQ
6. Test report / thí nghiệm

💡 Kinh nghiệm trong thực tế công trường:
Chủ đầu tư thường kiểm tra CO/CQ trước khi nghiệm thu vật tư đầu vào, nhưng khi thanh toán họ sẽ kiểm tra lại lần nữa. Vì vậy nếu CO/CQ không khớp model hoặc thiếu dấu, hồ sơ thanh toán rất dễ bị treo.

MUA HÀNG CHO DỰ ÁN XÂY DỰNG KHÁC MUA HÀNG CHO CÁC LĨNH VỰC KHÁC NHƯ THẾ NÀO?

Mua hàng trong các dự án xây dựng có nhiều điểm khác biệt so với mua hàng trong các ngành sản xuất, thương mại hay dịch vụ thông thường. Sự khác biệt này đến từ đặc thù của dự án: giá trị lớn, thời gian thi công dài, nhiều bên liên quan và yêu cầu kiểm soát chất lượng rất chặt chẽ.

1. Hồ sơ và chứng từ kỹ thuật là yếu tố bắt buộc

Trong các dự án xây dựng, đặc biệt là các dự án cơ điện (ME), vật tư không chỉ cần đúng chủng loại mà còn phải đi kèm đầy đủ hồ sơ kỹ thuật. Những tài liệu như CO (Certificate of Origin), CQ (Certificate of Quality), Test Report, Catalogue, bản vẽ kỹ thuật, biên bản nghiệm thu thường là điều kiện bắt buộc để vật tư được chấp nhận đưa vào công trình.

Nếu thiếu những tài liệu này, vật tư dù đã giao đến công trường vẫn có thể không được nghiệm thu và không được phép lắp đặt.

Trong khi đó, ở nhiều lĩnh vực khác như thương mại hay bán lẻ, việc mua hàng thường chỉ cần hóa đơn, phiếu giao hàng và chứng từ thanh toán.

2. Mua theo hồ sơ kỹ thuật, không chỉ theo giá

Ở các ngành thông thường, tiêu chí mua hàng thường ưu tiên giá cả và thời gian giao hàng. Tuy nhiên trong dự án xây dựng, bộ phận mua hàng phải làm việc dựa trên bản vẽ thiết kế, BOQ, Specification và yêu cầu của tư vấn giám sát hoặc chủ đầu tư.

Điều này có nghĩa là vật tư phải đúng model, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, đúng thương hiệu được phê duyệt, chứ không thể thay thế tùy ý dù giá rẻ hơn.

3. Quy trình phê duyệt vật tư phức tạp

Trước khi mua hàng, nhà thầu thường phải thực hiện quy trình Material Submittal hoặc Trình duyệt vật tư. Hồ sơ này bao gồm catalogue, datasheet, chứng chỉ và các tài liệu liên quan để trình tư vấn giám sát và chủ đầu tư phê duyệt.

Chỉ sau khi vật tư được Approved, bộ phận mua hàng mới tiến hành đặt hàng. Điều này khác với nhiều ngành khác, nơi quyết định mua hàng thường nằm hoàn toàn trong nội bộ doanh nghiệp.

4. Kiểm soát chất lượng nhiều bước

Hàng hóa dự án xây dựng thường phải trải qua nhiều bước kiểm tra như:

Kiểm tra trước khi giao hàng (Factory Inspection)

Kiểm tra khi nhập kho công trường

Kiểm tra hồ sơ chất lượng

Nghiệm thu vật tư đầu vào (Material Inspection)

Ngoài ra, một số thiết bị còn phải có biên bản test tại nhà máy hoặc test tại hiện trường trước khi được đưa vào vận hành.

5. Mua hàng gắn liền với tiến độ thi công

Trong dự án xây dựng, mua hàng không chỉ là việc đặt mua vật tư mà còn phải bám sát tiến độ thi công. Nếu vật tư đến quá sớm sẽ gây tồn kho và chiếm diện tích công trường. Nếu đến quá muộn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ lắp đặt.

Do đó bộ phận mua hàng phải phối hợp chặt chẽ với kỹ sư hiện trường, quản lý dự án và kho công trường.

6. Giá trị rủi ro cao

Một sai sót nhỏ trong việc đặt mua sai model, thiếu chứng chỉ CO/CQ hoặc không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật có thể dẫn đến:

Không được nghiệm thu

Phải thay thế vật tư

Chậm tiến độ dự án

Phát sinh chi phí lớn

Chính vì vậy, mua hàng dự án đòi hỏi khả năng kiểm soát hồ sơ, hiểu biết kỹ thuật và quản lý quy trình cao hơn nhiều so với các lĩnh vực khác.

✅ Tóm lại, mua hàng cho dự án xây dựng không chỉ đơn thuần là hoạt động mua vật tư, mà là một quá trình quản lý đồng thời kỹ thuật – hồ sơ – chất lượng – tiến độ. Những yếu tố như CO, CQ, Test Report, hồ sơ trình duyệt và nghiệm thu đóng vai trò quan trọng để đảm bảo vật tư đáp ứng yêu cầu của dự án và được chấp nhận trong quá trình thi công.

Các chủ đề sẽ cập nhật sắp tới?
01. Lưu ý gì với Hồ sơ vật tư để thuận lợi trong việc Nghiệm thu các Dự án Nhà nước?

02. Lưu ý gì về vấn đề Hóa đơn đối với Vật liệu Đầu vào, đặc biệt các dự án liên quan Đến Cát, Đá, sỏi, Bê tông?
03. Bộ hồ sơ nghiệm thu liên quan đến các Sản phẩm Bê tông là gì?
04. Khái niệm Bảo lãnh tạm ứng, Bảo lãnh thanh toán cho Chuyên viên mua hàng mới.
Lưu ý gì với Chuyên viên mua hàng khi làm việc với các thầu phụ về các mặt hàng này để không ảnh hưởng đến quá trình nghiệm thu?

Mọi người ai có câu hỏi gì thì cập nhật vào phần Comment giúp Page nhé.

Việc mua hàng cho Dự án xây dựng thường sẽ có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt với thông tin Nhà sản xuất, Xuất xứ. Việc này tưởng đơn giản nhưng thường các bạn mới mua hàng cho các Dự án Xây Dựng chưa thể nắm hết khi mới bắt đầu.
Các bạn mua hàng cho Dự án xây dựng đặc biệt lưu ý, đặt biệt những bạn mua các mặt hàng sản xuất trong nước như: Vật tư phụ, Hố ga, Gối đỡ, Nắp hố ga ... sẽ rất dễ xảy ra thay đổi NSX vào thời điểm đặt hàng. Nếu thay đổi thông tin NSX so với ban đầu, Chuyên viên mua hàng cần báo ngay với B*H để làm Đệ trình phê duyệt Vật liệu đầu vào, thường việc này Ban Quản lý Dự án của Công trình đó sẽ yêu cầu Hồ Sơ Năng Lực của NSX để xét duyệt thay đổi.
Việc này thường sẽ mất từ 5-7 ngày tùy Dự án. Cần hoàn thiện Phê duyệt vật liệu trước khi trình Hợp đồng Đầu vào.
Dưới đây là một ví dụ của Phê duyệt Vật liệu:

Làm thế nào để kiểm soát việc Các đề xuất mua hàng của Công trường không bị sót?

Việc này rất hay xảy ra với nhà thầu xây dựng, để tối ưu chi phí thì trách nhiệm của Ban Chỉ Huy Công trường (B*H CT) rất quan trọng. Họ là người quyết định bao nhiêu vật tư sẽ về công trường cho phù hợp với tiến độ cam kết với Chủ đầu tư (CĐT).

Nhưng việc ra nhiều Đề xuất cũng sẽ có một rủi ro là Các chuyên viên mua hàng có thể bị sót để lên đơn mua hàng.

Các giải quyết như sau:
Bước 1. Lập file theo dõi Các đề xuất mua hàng của dự án đó.
Bước 2. Chuyên viên hoặc Người chịu trách nhiệm tổng hợp có trách nhiệm đẩy đề nghị mua hàng của Dự án đó lên file theo dõi chung của cả Công trường và Phòng thu mua.
Bước 3. Chuyên viên đánh dấu tính trạng lên hợp đồng của mục hàng mình chịu trách nhiệm.
Bước 4. Người tổng hợp có trách nhiệm review mỗi tuần về tiến độ dự án đó.
Inbox mình để trao đổi thêm nếu cần nhé.

QUY TẮC ĐÁNH SỐ HỢP ĐỒNG VẬT TƯ
Việc nhỏ này có lẽ bạn ít để ý đúng không?
Nhưng nó rất có tác dụng nhé.
Bạn tưởng tượng nếu phòng mua hàng/Cung ứng vật tư của bạn có 10-20 Chuyên viên mua hàng, số Hợp đồng lớn đến mức nào.
Bạn cần:
- Biết được số thứ tự Hợp đồng mà Phòng đã trình Hợp đồng
- Biết được một NCC nào đó đã ký bao nhiêu cái Hợp đồng với Cty để có thể đàm phán điều khoản tốt hơn cho bạn.
- Đánh giá số lượng Hợp đồng một CV đã hoàn thành.
Hãy xem video dưới này nhé

Các bạn làm mua hàng cho dự án xây dựng, Đề xuất mua hàng từ Công trường ra theo từng thời điểm, có khi nào bạn bị quên không?
Hãy làm một bảng theo dõi Các đề xuất mua hàng mà mình phụ trách như thế này nhé.

Cái lợi của việc này là bạn sẽ KHÔNG QUÊN ĐỀ XUẤT MUA HÀNG, GHÉP ĐƯỢC CÁC ĐƠN HÀNG CỦA CÙNG DỰ ÁN HOẶC CÁC DỰ ÁN TRONG CÙNG MỘT HỢP ĐỒNG.